【规范发文管理】单位发文规范通知

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　　关于进一步规范公文处理工作的通知

　　各单位：

　　为提高公文质量和工作效率，现就进一步规范公文处理工作通知如下，请认真贯彻执行。

　　一、学校常用公文的种类

　　学校常用的公文种类主要包括：

　　1、 决定：用于对重要事项作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不合适的决定事项。

　　2、 通知：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。

　　3、 通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神,交流重要情况。

　　4、 报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。

　　5、 请示：用于向上级机关请求批示、批准。

　　6、 批复：用于答复下级机关的请示。

　　7、 意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　8、 函：用于机关之间商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

　　9、 会议纪要：用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　10、其他如工作总结、计划、规划、调查报告、会议记录、会议讲话等。

　　二、文种选择上应注意的事项

　　1、上行文要注意区分“请示”和“报告”。常见错误主要表现为“报告”中夹带“请示”。二者区别在于“报告”是现在时、过去时，“请示”是将来时;“报告”有去无回，上级机关阅知即可，不作批复，“请示”有去有回。为便于上级机关答复，应提供联系人姓名和电话。

　　2、注意区分“请示”与“函”。常见错误主要表现为以函的形式作请示，函不能对上级使用，是不相隶属机关之间使用的文种。对教育厅下属处室或聊城市有关职能部门行文可以用函。

　　三、公文格式上应注意的事项

　　1、 上报公文标题中必须标明单位名称和公文种类，如“聊城大学关于XX的请示”。

　　2、 标题为黑体小二号字体，正文为小三号字体，其中，一级标题为黑体，二级标题为仿宋加粗，三级标题为楷体，其它皆为仿宋体。

　　3、 结构层次序数，第一层为“一、”,第二层为“(一)”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”，第五层为“①”。序数可缺层选用，但不得颠倒使用。

　　4、 每页应插入页码，页码居中;每段段首空两个字，行间距设为25-28磅。

　　5、 落款应包括单位名称和日期。日期中数字用现代汉字表述，“0”用“○”，如“二〇一〇年五月十八日”。

　　6、 公文中的数字，除日期、部分结构层次序数和在词、词组、专用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他应使用阿拉伯数字。

　　7、 引用公文应当先引标题，后引发文字号。如《聊城大学“十二五”发展规划》(聊大发?2011?1号)。同时，注意避免写成《聊城大学“十二五”发展规划》(聊大发【2011】1号)

　　四、其他注意事项

　　1、公文行文应使用现代书面语言，语言要庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范，不用口语词、方言词、生造语词等。句子含义完整确切，具有较强的独立性，过渡句少。在修辞方面，追求准确鲜明，质朴平匀、精炼顺达，反对含糊暖昧，繁冗堆砌;以消极修辞为主，重在选词炼句，慎用修辞格。

　　2、单位负责人须对上报公文严格把关，切忌出现文种错误、文体不符、逻辑结构混乱、病句、漏字、多字、错别字等现象。

　　3、上报请示时，要注明联系人和联系电话，一般为单位负责人信息。

　　4、拟办单位要认真填写发文稿，需要填写的内容包括：文件标题、附件、拟办单位、拟稿人、部门负责人会签、审签(即分管校领导签字)等。填写时用黑色钢笔或签字笔。

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