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摘要:目前地勘单位的档案数据管理，存在职责不明、保存不妥的现象，造成了不良后果和严重损失，因此，加强地勘单位档案管理工作，提高地勘人员质量意识和建立地质档案数据管理体系。推动档案管理工作的规范化、信息化，标准化。 中国论文网 https://www.xzbu.com/2/view-12793403.htm 关键词:地质资料档案管理规范化、信息化、标准化
中图分类号：F407.1 文献标识码：A 文章编号：
地质工作信息化建设是一项复杂的系统工程，而地勘单位的信息化建设与基础数据即档案是密不可分的。地质档案数据是在地质勘查活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是野外勘测过程的真实反映和记录、地勘经济发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基础的地质数据文件具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点。随着社会信息化的飞速发展，地勘单位数据文件的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，而一个完整的地质项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管局等上级部门的审批和验收，因此收集整理符合标准的数据文件本身就有很多工作要做，那么如何做好管理工作，更好地为地质找矿和社会经济发展服务？本文结合地勘单位资料管理工作的“三化”标准谈几点粗浅的认识。
一、加强领导，建立收集数据的规范和标准
抓好基础数据文件工作，首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手。分管档案工作的领导应给予多方面的支持和提供资源保障，用规范化、信息化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起“内外”有别而又相互统一的档案管理体系。“内”就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；“外”就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与主管部门、设计、施工等单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档案卷数据的完整、准确、系统。
建立健全档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将数据文件工作作为硬性任务列入地勘项目指标条款，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自始至终参与到项目管理中去，保质保量地获取第一手资料。另外，还要与外购、有关单位进行交换、复制索取以及标准化的网络收集等，形成完整有效的地质数据文件。
建立制度，编制方案，完善规则
长期以来，地勘工作缺少市场经济体制中的竞争意识，缺乏对原始数据质量问题的关注意识，只有调动全员的积极性，以完善科学的管理制度做指导，按标准建立质量管理体系，使一切工作有章可循，才能从根本上解决原始地质数据的完整性和质量问题。对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据数据文件形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，按原始地质立卷归档。如：范围、规范性引用档、术语与定义、归档范围与分类、编号与编目、立卷归档要求等，还包括地质项目的设计档案、设施工档案和竣工档案等。应根据地质单位的实际情况和具体要求，制定地质单位的数据文件管理实施细则。细则主要明确地质单位数据文件的范围，归档的基本要求和基本内容，数据文件的移交与整理、保存与借阅的要求等。
数据要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据档、设计档、项目管理档、施工竣工验收档等的分类工作，做好基础档案归档工作。
管理要及时，立卷要规范。为确保数据文件齐全、完整、系统，就要把数据文件工作与项目计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按项目组卷，使档案数据做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能，并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。
加强培训依法制档
目前，地勘单位的数据文件管理工作远不能跟上飞速发展的地勘形势的要求。一个单位数据文件管理的好坏，不仅与地质单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案数据的组织者对档案数据的重视程度有着极大的关系。数据文件作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材，针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员素质差的现状，一是要结合地勘单位的特点，加强对数据文件管理人员的培训，应该组织其学习、贯彻《中华人民共和国档案法》。目前地勘单位的数据文件管理缺乏有力的档案执法机制是一个比较突出的问题。在档案未形成时，就有档案资料散落在工程技术人员及合同管理人员或是一些领导者个人手中的现象，根据现存在情况，应把档案法宣传列入全年工作计划和责任目标考核内容，并认真制订宣传计划，采取多种形式、通过不同媒体进行宣传，不断强化监督指导功能，特别是主管部门和业务指导部门，既要做好执法检查和业务指导，又要做到定期或不定期抽查，做到点面结合、跟踪督办。结合正在实施的保密协议签定工作形成有法必依、执法必严的局面，推动档案工作向规范化、标准化的方向发展。
档案信息电子化 纸质档案数字化
资料档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程,行业不同,信息化管理模式也不同。档案信息电子化，就是以馆藏档案数据纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选、加工，使之转化为微机软件形式的二次文件信息电子文件数据供利用的过程。把地质资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于存储查找和利用，既是地质工作现实要求，也是档案管理必然取向。具体到档案管理工作中，主要是在企业管理内部建立一定的信息系统，把企业的档案信息数据输入系统中，这种电子化的信息记录方式，一方面能够省去信息数据对硬件设施管理的应用要求，另一方面，在档案信息管理中，能够在很大程度上保证档案信息管理的安全性。信息化管理方式的推行对于提升档案管理水平具有重要的促进作用，在档案管理中，信息化管理系统的推进，对于档案管理人员的能力提升也有重要意义，通过对专业的信息管理系统的应用，可以更好的辅助信息管理系统的发展，保证档案信息的完整性。因此，在地质单位的档案管理中，必须更新观念，快速实现档案工作的信息化，为推动其它各项工作做好服务。
结语：在地质单位中，档案资料的管理是是单位管理工作的一个重要部分，对于整个单位的发展具有重要作用。在具体的档案管理中，要从各个方面提升档案管理人员的管理水平，特别是加强档案管理工作的规范化、信息化和标准化水平，将有利于更好地促进地质单位的整体发展。
参考文献：
［1］《地质数据管理条例实施办法》中华人民共和国国土资源部部令第16号
［2］ 《中华人民共和国档案法》
［3］路凤英，衣玉琛《社会信息化的发展和档案工作的对策》［J］，《档案学研究》1999年03期.（发布时间:2010-01-22）
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